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Der Ausdruck Portal (lateinisch porta ‚Pforte‘) bezeichnet in der Informatik ein Anwendungssystem, das sich durch die Integration von Anwendungen, Prozessen und Diensten auszeichnet. Ein Portal stellt seinem Benutzer unterschiedliche Funktionen zur Verfügung, wie beispielsweise Personalisierung, Sicherheit, Navigation und Benutzerverwaltung. Außerdem koordiniert es die Suche und die Präsentation von Informationen.

Definition

Unternehmensportale im betrieblichen Umfeld nach Thorsten Riemke-Gurzki

Ein Portal ist […] eine Applikation, die […] einen zentralen Zugriff auf personalisierte Inhalte sowie bedarfsgerecht auf Prozesse bereitstellt. Charakterisierend für Portale ist die Verknüpfung und der Datenaustausch zwischen heterogenen Anwendungen über eine Portalplattform. Eine manuelle Anmeldung an den in das Portal integrierten Anwendungen ist durch Single-Sign-On nicht mehr notwendig, es gibt einen zentralen Zugriff über eine homogene Benutzungsoberfläche. Portale bieten die Möglichkeit, Prozesse und Zusammenarbeit innerhalb heterogener Gruppen zu unterstützen.“

– Thorsten Gurzki et al.: „Was ist ein Portal?“ – Definition und Einsatz von Unternehmensportalen[1]

Kurz: „Das ideale Portal eröffnet einen gemeinsamen, personalisierten Zugang zu Daten, Expertisen und Anwendungen“ (Dataquest). Prozessportale sind als höherentwickelte, 2. Generation von Portalen zu verstehen. Sie können:

„als web-basierte, personalisierbare und integrierte Zugangssysteme zu internen und externen Applikationen definiert [werden], die der Unterstützung von Kunden-, Lieferanten und Mitarbeiterprozessen dienen und welche die grafische bzw. audiovisuelle Frontend-Integration (auch über verschiedene Portale hinweg) umsetzen. Dadurch verschaffen sie internen und externen Benutzern einen rollen-basierten, prozessorientierten Zugang zu einem umfassenden Set an aufeinander abgestimmten Mehrwertdiensten. Sie ermöglichen dies durch die Bereitstellung übergreifender Dienste wie Sicherheit, Personalisierung etc. Der Nutzen für den Portalbenutzer ist die Backend-Integration dieser Services.“

– Puschmann: Prozessportale – Architektur zur Vernetzung mit Kunden und Lieferanten[2]

Architektur von Prozessportalen
Überblick

Unternehmensportale lassen sich in zwei Kategorien einordnen:
Integrationsportale dienen dem einheitlichen Zugriff auf verschiedene Anwendungen. Bei einem Integrationsportal steht das Bereitstellen von applikationsübergreifenden Leistungen im Vordergrund. Beispiele sind Oracle WebCenter, Websphere Portal und SAP NetWeaver Portal).
Wissensmanagement- oder Zusammenarbeits-Portale dienen der Verteilung und dem Austausch von Informationen zwischen den Benutzern. [3] Beispiele sind Oracle WebCenter und Microsoft Sharepoint Portal.

Portale ermöglichen eine Entkopplung unternehmensinterner Kernprozesse von zielgruppenspezifischen internen und externen Prozessen. Beispielsweise lassen sich auf Basis eines einzigen internen Vertriebsprozesses verschiedene Kundengruppen individuell über eigene Portalprozesse abwickeln. Im Bereich Mitarbeiterportale wird diese Form der zielgruppenspezifischen Bereitstellung für die aufgabengerechte Prozessbereitstellung genutzt.

Die einzelnen Anwendungen werden oft in Unterfenstern, den so genannten Portlets, organisiert. In den Portlets werden Inhalte aus unterschiedlichen Quellen auf einer Portalseite zusammengefasst. Die einzelnen Portlets können vom Benutzer teilweise personalisiert werden. Die Portlets können minimiert oder entfernt werden und verfügen oft auch über eigene Hilfe- und Konfigurationsmenüs.

Eine weitere Funktionalität ist die Integration von Webservices. Da diese ursprünglich für die Kommunikation zwischen Anwendungen geschrieben wurden, ist die Präsentation nicht trivial, da beispielsweise Eingabefelder zu den benötigten Werten nur mit internen Variablennamen versehen sind. Neuere Entwicklungen wie GUIDD versuchen, diesen Missstand zu beheben.

Vorteile

Die Vorteile der Portaltechnologie liegen darin, dass eine grundlegende Infrastruktur zur Verfügung gestellt wird, die einen Teil der Standardfunktionalität von Webanwendungen bereithalten. Je nach Hersteller ist diese Basisfunktionalität mehr oder weniger ausgeprägt. Bei den großen Anbietern umfasst die Standardfunktionalität das Zusammenarbeits-Management, Personalisierung sowie Dokumentverwaltung und Wissensmanagement. Weiterführende Funktionalitäten reichen bis hin zu Expertensystemen auf Basis eines Portals.

Ein zentraler Aspekt des Portals ist mittlerweile die Integration von Applikationen in einem gemeinsamen Portal. Dies bietet mehrere Vorteile:
Einheitliche Benutzeroberfläche, dadurch erhöhte Akzeptanz beim Anwender und reduzierter Schulungsaufwand.
Gemeinsame Datenbasis, dadurch Verknüpfung von Informationen über Applikationsgrenzen hinweg.
Prozessplattform auf Basis einheitlicher Daten, dadurch transparente und effizientere Prozesse.
Single-Sign-On, also das portalweite Weiterreichen einer erfolgten Anmeldung des Benutzers; damit können Mehrfachanmeldungen und Mehrfachpasswörter entfallen.

Diese Vorteile kommen vor allem dann zum Tragen, wenn bei der Portalumsetzung konsequent die Sicht auf Ebene der Geschäftsprozesse gehalten wird. Daher ist ein Enterprise Portal ein Baustein des Konzepts der Serviceorientierten Architektur (SOA).

Nachteile

Nachteile der Portaltechnologie kommen vor allem dann zu Tage, wenn es darum geht, bestehende Anwendungen in ein Portal zu transferieren. Die Anzeige und Bearbeitung reiner Daten kann dann zwar meist über Web Services und Integrationsumgebungen wie Oracle Fusion Middleware, Microsoft BizTalk, SAP XI oder IBM WebSphere MQ vorgenommen werden, jedoch steigt dadurch auch die Komplexität des Gesamtsystems.

Kritische Erfolgsfaktoren sind dann die Konsistenz von Daten zwischen Portal und originärer Anwendung, als auch die Implementation komplexer Prozesse im Portal über Anwendungsgrenzen hinweg. In der Folge stellt sich dann auch die Frage, wann das Portal und wann die originäre Anwendung zu nutzen ist und wie sich dies in die Prozesshierarchie einfügt. Diese Aufgaben können beliebig komplex, sowie kosten- und zeitintensiv werden.

Zunehmend achten Anwendungsentwickler auf die Nutzbarkeit der Software in einem Portalkontext, was die angesprochenen Nachteile teilweise zu vermeiden hilft.

Nachteile können auch entstehen, wenn das Portal zu einer einseitigen Festlegung auf eine gemeinsame Programmiersprache auch für die bestehenden, zu integrierenden Anwendungen führt. Spezialanwendungen, die in einer anderen Programmiersprache geschrieben wurden und nur in dieser verfügbar sind, können dann nicht mehr integriert werden. Stattdessen sollte man sich daher bei Portalen lediglich auf gemeinsame, standardisierte Schnittstellen einigen.

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